Insbesondere bei kleineren Firmen macht oft entweder der Chef die IT-Betreuung nebenbei mit, oder ein Mitarbeiter wird bestimmt, der sich als Administrator um die Computer und das Netzwerk kümmern soll. Einzige fachliche Voraussetzung ist, dass er sich „mit Computern auskennt“ und auch privat gerne bastelt. Das kann schnell zum Fulltime Job werden, effizient ist das in der Regel nicht.

Mangels Erfahrung brauchen nämlich selbst administrative Routineaufgaben länger als nötig, Rationalisierungsmöglichkeiten werden nicht ausreichend wahrgenommen, Sicherheitslücken erst entdeckt wenn es brennt, und im Falle eines größeren Systemabsturzes vergeht zu viel Zeit mit der Suche und Einarbeitung externer IT-Spezialisten. Üblicherweise fehlt es an Strukturierung und Dokumentation, und erst wenn das gewachsene Chaos groß genug ist, wird nach einer dauerhaften externen IT-Betreuung gesucht.

Dann ist das Kind aber schon in den Brunnen gefallen, denn ein historisch gewachsenes,  unstrukturiertes und undokumentiertes Netzwerk zu konsolidieren, ist ein teures und riskantes Vorhaben, Kein seriöser IT-Anbieter wird die Konsolidierung zum Festpreis anbieten, und wenn doch, sind Streitigkeiten vorprogrammiert, wenn Nachforderungen für die Lösung unvorhergesehene Probleme gestellt werden, Dazu sollte es am besten gar nicht erst kommen.

Besondere Umstände können es trotzdem sinnvoll erscheinen lassen, die IT-Betreuung mit festem Personal professionell in die eigene Hand zu nehmen, selbst wenn das insgesamt mehr kostet, weil ausreichend Reserve-Personal vorgehalten werden muss, aber nur in den seltensten Fällen rechnet sich eine solche interne Lösung. Definitiv sinnvoll ist eine Eigenbetreuung, wenn beim Ausfall von Maschinen jede Minute hohe Kosten verursacht und der Zeitaufwand für die Anfahrt eines Technikers nicht akzeptiert werden kann, oder wenn im Bereich der Forschung eine so hohe Verzahnung der IT-Welt mit der betrieblichen Tätigkeit besteht, dass eine externe IT-Firma Schwierigkeiten hat, sich auf die fachlichen Besonderheiten einzustellen. Und zuletzt natürlich in Firmen mit einem extrem hohen Sicherheitsbedürfnis.